În timp ce software-ul de monitorizare a angajaților poate crește productivitatea, acesta poate reprezenta și un potențial câmp minat referitor la confidențialitate și poate afecta relația cu subalternii. Astfel, în unele cazuri, software-ul de supraveghere a angajaților, numit și „bossware” sau „tattleware”, amenință să creeze o breșă între angajatori și angajați.

Dacă este bine pus la punct, bossware-ul poate ajuta la protecția unei organizații de furt și de riscuri legale și chiar poate duce la îmbunătățiri importante ale productivității. Dar, din punct de vedere al confidențialității, poate ajunge să demotiveze angajații sau chiar să aducă acțiuni legale împotriva companiei. 

Cu toate acestea, într-o nouă eră foarte flexibilă a muncii de la distanță, este din ce în ce mai tentant pentru manageri să monitorizeze forța de muncă. Având în vedere ce este în joc, planificarea atentă ar trebui să fie cuvântul de ordine pentru orice organizație care are în vedere supravegherea angajaților.

Ce este bossware-ul?

„Bossware” este un termen umbrelă pentru o varietate de instrumente de urmărire a angajaților. În timp ce funcționalitatea unui astfel de software variază, la un nivel înalt va putea urmări chiar și ce programe folosește un anumit angajat în timpul zilei și pentru cât timp. O supraveghere mai intruzivă ar putea și înregistra ecranul respectivului angajat și tastele apăsate de acesta. În mod ideal, programele de tip bossware ar trebui fi instalate pe computerul sau dispozitivul unui angajat doar cu consimțământul lor explicit, deși acest lucru nu se întâmplă mereu. 

Monitorizarea angajaților este mai populară decât ați crede, determinată de creșterea muncii la distanță precipitată de pandemie. Un studiu a constatat că 60% dintre companiile cu sistem de lucru WFH (Work From Home) folosesc acum o anumită formă de bossware, iar 88% dintre ele au făcut și concedieri pe baza rapoartelor acestui software. Acest lucru s-ar putea datora faptului că peste jumătate (53%) dintre cei a căror activitate a fost monitorizată s-a dovedit că petrec trei sau mai multe ore în fiecare zi pentru activități care nu sunt legate de muncă. 

Monitorizarea ar putea acoperi:

• E-mailuri (conținutul mesajelor și expeditori/destinatari)
• Istoricul browserului de navigare
• Utilizarea aplicațiilor instalate
• Ecranul computerului și tastele apăsate
• Camerele web
• Utilizarea telefonului și conținutul apelurilor
• Imagini CCTV (la birou)
• Urmărirea vehiculelor de serviciu prin GPS
• Urmărirea traseului de validare a insignei de acces
• Fitness tracking (pentru semnele vitale și/sau a stările de spirit)

Argumente pro şi contra

PRO - Susținătorii Bossware spun că utilizarea cu măsură a software-ului de monitorizare poate ajuta o organizație în mai multe moduri, precum:

• Urmărirea nivelurilor de stres în rândul colectivului
• Contribuție la creșterea productivității, prin identificarea de zone care necesită optimizare prin rapoarte privind lipsa de concentrare și timpul ridicat alocat sarcinilor mecanice, repetitive
• Construirea unui loc de muncă mai echitabil, asigurând un volum de muncă unitar pentru toată lumea
• Atenuarea riscului de scurgere intenționată/accidentală de date și de igienă precară de securitate

CONTRA - Pe de altă parte, există și potențiale dezavantaje, cum ar fi:

• Angajații pot găsi soluții de a evita monitorizarea, anulând astfel orice beneficiu potențial
• Urmărirea limitată strict la timpul petrecut pe computer/dispozitiv poate să nu înregistreze perioada alocată pentru analiza și rezolvarea altor probleme și sarcini de natură non-digitală 
• Poate crește nivelul de stres și poate demotiva personalul 
• Riscuri de încălcare a confidențialității și alte implicații legale pentru angajator

Implicații legale și de confidențialitate

Legile moderne privind confidențialitatea și protecția datelor adaugă un nivel suplimentar de risc pentru organizațiile care doresc să implementeze bossware. Este important ca orice scheme să fie implementate în conformitate cu legile și reglementările locale.

În UE, GDPR permite monitorizarea la locul de muncă, dar în cadrul unui set specific de reguli. Organizațiile trebuie să creeze politici clare prin care să informeze personalul cu privire la orice scheme de monitorizare a angajaților și să depună efort pentru a face implementările cât mai discrete posibil. Nu este permisă monitorizarea ascunsă și exhaustivă a lucrurilor precum utilizarea internetului și conținutul comunicațiilor. Organizațiile care doresc să monitorizeze comunicările private, cum ar fi e-mailurile, trebuie, de asemenea, să prezinte o bază legală clară pentru a face acest lucru. Există reguli stricte și cu privire la protejarea oricăror date ale angajaților, asigurându-se că acestea sunt utilizate numai în scopurile pentru care au fost colectate și că sunt stocate informații relevante, pentru un timp limitat.

În SUA, legea federală privind confidențialitatea, Electronic Communications Privacy Act (ECPA) permite monitorizarea comunicațiilor electronice, cum ar fi e-mailul, atâta timp cât este în scopuri comerciale legitime și este realizat pe un dispozitiv/calculator de serviciu. De asemenea, sancționează monitorizarea rețelelor sociale și a activității de pe internet și chiar înregistrările de taste și înregistrările de ecran. Cu toate acestea, în timp ce legile federale nu necesită notificarea prealabilă a unei astfel de activități, unele legi la nivel de stat pot cere angajatorilor să obțină consimțământul înainte de implementarea monitorizării angajaților. Organizațiile sunt, de asemenea, responsabile pentru securitatea oricăror date pe care le colectează și toate trebuie să aibă o politică clar definită privind monitorizarea angajaților.

Implementarea unor practici corecte de monitorizare a personalului

Ar trebui să fie clar din cele de mai sus că monitorizarea angajaților nu este o inițiativă la locul de muncă care trebuie tratată superficial. Deși nu există două organizații sau cadre juridice identice, iată câteva dintre cele mai bune practici la nivel înalt pe care le puteți implementa: 

• Luați în considerare și conturați baza legală pentru implementarea schemei.
• Asigurați-vă că monitorizarea este absolut necesară și proporțională și nu pătrunde excesiv în viața angajaților dvs.
• Luați în considerare amploarea monitorizării dvs. Va include e-mailurile, utilizarea aplicațiilor și a internetului și apelurile? Pentru a evita problemele legale, poate fi util să reamintiți personalului să folosească numai dispozitivele personale pentru probleme personale și numai dispozitivele de lucru pentru chestiuni corporative.
• Fiți cât mai transparenți cu personalul cu privire la ceea ce intenționați să faceți și de ce - având la bază o politică clară și standardizată.
• Asigurați-vă că toate datele colectate sunt protejate împotriva pierderii, deteriorării sau furtului și că sunt vizibile numai pentru utilizatorii autorizați.
• Urmați practicile de minimizare a stocării datelor, ștergând toate informațiile colectate de îndată ce acestea nu mai sunt necesare.
• Luați în considerare alternative la monitorizarea personalului, cum ar fi sesiunile de instruire și/sau evaluările periodice ale performanței.
• Luați în considerare dacă monitorizarea este necesară în întreaga organizație sau dacă ar putea fi limitată la un anumit departament sau sectoare.

Cele mai bune politici ar fi ideal să atingă un echilibru dificil, dar necesar, între cerințele de afaceri ale organizației și drepturile de confidențialitate ale angajaților săi. Transparența și dialogul sunt cheia pentru menținerea personalului implicat și loial, într-o nouă eră de lucru hibridă.